🎬Démo-Démarche Numérique : un levier concret pour dématérialiser, instruire et mieux articuler les parcours

🎬 Retour sur la démo de Démarche Numérique : un levier concret pour dématérialiser, instruire et mieux articuler les parcours

Dans le cadre de nos travaux sur la transformation numérique des démarches administratives, nous avons eu le plaisir d’accueillir Kévin Sériné pour une présentation de Démarche Numérique, le service porté par la DINUM permettant de créer, publier et instruire des démarches en ligne. Le service se présente comme un outil de dématérialisation au service des administrations et organismes assurant des missions de service public. La plateforme met à disposition un environnement de gestion des formulaires, des dossiers, de l’instruction et des échanges avec les usagers. ( (Ouvre une nouvelle fenêtre) Démarche Numérique)

Cette démonstration a été l’occasion de découvrir le produit dans son usage concret, mais aussi d’ouvrir un échange très riche sur ses possibilités d’intégration dans des systèmes d’information existants, ses mécanismes d’authentification, ses capacités de routage, de préremplissage et d’interconnexion. La documentation officielle confirme en particulier l’existence d’une API GraphQL ainsi que d’une API de préremplissage, qui permettent de connecter la plateforme à d’autres outils et de réutiliser des données déjà connues. ( (Ouvre une nouvelle fenêtre) Démarches Simplifiées)

Malheusement nous n'avons pas pu enregistrer la demonstration mais nous vous intégrons une video et nous avons fait la restitution complete de l'echange

Lien vers la documentation (Ouvre une nouvelle fenêtre) Généralités | Documentation de (Ouvre une nouvelle fenêtre) demarche.numerique.gouv.fr

Démarche Numérique, en bref

La présentation a rappelé que Démarche Numérique est un service en ligne destiné à dématérialiser des démarches administratives, avec un positionnement clairement orienté vers la simplicité de mise en œuvre, la mutualisation et la réutilisation. Le site administration indique qu’il s’adresse aux administrations souhaitant créer des démarches en ligne, avec accès à une démonstration et à la documentation. Le produit est également publié en logiciel libre et son code source est disponible publiquement sous licence AGPL. ( (Ouvre une nouvelle fenêtre) Démarche Numérique)

Au-delà de la seule mise en ligne d’un formulaire, la démo a montré que l’outil couvre plusieurs dimensions du cycle de vie d’une démarche : dépôt par l’usager, instruction, messagerie, demandes de correction, décisions, gestion des administrateurs, organisation des groupes instructeurs et réaffectation des dossiers. Les fonctions d’aide et de suivi sont bien présentes côté usager, notamment via la messagerie du dossier et les contacts de l’administration en charge de la procédure. ( (Ouvre une nouvelle fenêtre) Démarche Numérique)

Une démo centrée sur des usages concrets

La démonstration s’est appuyée sur un cas réel de gestion des droits administrateurs, ce qui a permis de visualiser très concrètement plusieurs fonctionnalités clés.

D’abord, le rôle de l’administrateur, qui configure la démarche, organise les groupes instructeurs, paramètre les champs et le cadre de traitement. Ensuite, le rôle de l’instructeur, qui reçoit les dossiers, peut demander des corrections, accepter ou refuser une demande, solliciter un avis externe ou réaffecter un dossier à un autre groupe. Enfin, le rôle de l’usager, qui dépose son dossier et peut interagir avec l’administration via la messagerie.

La démonstration a également mis en avant la logique de clonage des démarches, très utile lorsqu’une administration souhaite repartir d’une démarche existante pour l’adapter à son propre contexte. La FAQ administrateur confirme d’ailleurs qu’il existe un catalogue de démarches et des ressources dédiées à la création, la modification et la gestion d’une procédure. ( (Ouvre une nouvelle fenêtre) Démarche Numérique)

API, préremplissage et intégration SI : un sujet central des échanges

Une part importante des questions a porté sur la manière dont Démarche Numérique peut s’intégrer à des systèmes d’information déjà en place.

Sur ce point, la démonstration a insisté sur deux briques majeures. La première est l’API GraphQL, qui permet d’interconnecter la plateforme avec d’autres SI et d’échanger des données. La documentation officielle précise qu’elle permet aujourd’hui aussi bien de lire que d’écrire des données dans Démarche Numérique. ( (Ouvre une nouvelle fenêtre) Démarches Simplifiées)

La seconde est l’API de préremplissage, qui permet de préparer un dossier à partir de données déjà connues par l’administration ou un système partenaire, puis d’adresser à l’usager un lien vers un formulaire déjà alimenté en partie. Cette logique rejoint les principes portés par le “Dites-le-nous une fois”, qui visent à éviter de redemander des informations déjà détenues par l’administration. ( (Ouvre une nouvelle fenêtre) Démarches Simplifiées)

Ce point a particulièrement résonné avec les travaux de la communauté sur les données de la formation professionnelle, les référentiels mobilisables, et la capacité à articuler formulaires, données connues, pièces justificatives et instruction.

Authentification : une exigence structurante

Les échanges ont aussi mis en lumière un sujet structurant : celui de l’authentification.

La démo a rappelé la place de FranceConnect pour les usagers et l’intérêt de ProConnect pour les professionnels et agents, notamment lorsqu’il s’agit d’identifier plus précisément le rôle et le périmètre d’action d’un acteur. Le site de connexion du service affiche bien une connexion possible via FranceConnect et rappelle également le changement de nom depuis l’ancien service. ( (Ouvre une nouvelle fenêtre) Démarche Numérique)

Un point important est ressorti des échanges : dans les scénarios d’intégration avancée avec un SI existant, l’enjeu n’est pas seulement technique. Il est aussi lié au niveau de garantie attendu sur l’identité de l’usager ou du professionnel au moment du dépôt effectif du dossier.

Des cas d’usage très proches des besoins de l’écosystème EFOP

Les cas d’usage évoqués pendant la séance ont montré un fort potentiel d’application dans le champ emploi-formation-orientation.

Plusieurs participants ont soulevé des situations très concrètes : rationalisation de démarches similaires déployées sur plusieurs territoires, construction d’une démarche nationale à partir de variantes locales, gestion de dossiers impliquant plusieurs parties prenantes, ou encore articulation avec des systèmes tels qu’Agora et d’autres briques du SI existant.

Un autre sujet particulièrement intéressant a porté sur les démarches où plusieurs acteurs contribuent à un même dossier : usager, organisme de formation, employeur, service instructeur. La réponse apportée pendant la démo a mis en avant la possibilité, pour le déposant initial, d’inviter d’autres contributeurs au dossier afin d’enrichir collectivement son contenu. C’est un point important pour des parcours complexes, où l’information est répartie entre plusieurs acteurs.

Conditionnel, routage, avis expert : des mécanismes utiles pour des démarches complexes

La présentation a également montré que Démarche Numérique ne se limite pas à un formulaire linéaire.

Les échanges ont fait ressortir l’intérêt des champs conditionnels, qui permettent d’afficher certaines questions seulement selon les réponses précédentes. Cette logique est particulièrement utile lorsque les pièces attendues ou les données à collecter varient selon la situation de la personne.

Le routage entre groupes instructeurs a aussi été présenté comme une fonctionnalité importante : selon les critères définis dans le formulaire, un dossier peut être orienté vers le bon groupe ou le bon acteur métier.

Enfin, la possibilité de demander un avis expert a retenu l’attention, notamment dans les démarches nécessitant l’intervention d’un acteur qui n’est pas instructeur principal mais doit tout de même éclairer la décision.

Documentation, support et accompagnement

Un autre point fort de l’échange a été la question de l’accompagnement.

Le site administration renvoie directement vers une documentation et vers des temps de démonstration. La FAQ couvre par ailleurs aussi bien les besoins des usagers que ceux des administrateurs et instructeurs. Plusieurs pages documentent la création d’une démarche, la gestion des comptes, les exports, l’API ou encore le préremplissage. ( (Ouvre une nouvelle fenêtre) Démarche Numérique)

La démonstration a également confirmé la disponibilité d’un support accessible depuis l’interface, ainsi qu’une logique d’accompagnement direct pour les administrations qui souhaitent aller plus loin.

Ce qu’on retient de cette démo

Cette séance a permis de voir que Démarche Numérique n’est pas seulement un outil de formulaire en ligne. C’est une brique plus large de gestion de démarches, qui peut servir de point d’entrée usager, de support d’instruction, de canal d’échange, et de couche d’interconnexion avec d’autres systèmes.

Pour notre communauté, plusieurs enseignements ressortent clairement.

D’abord, l’outil semble particulièrement pertinent pour prototyper rapidement ou outiller des démarches administratives là où il existe déjà un besoin clair mais pas nécessairement une application métier complète.

Ensuite, son intérêt augmente fortement lorsqu’il est articulé avec des API, des référentiels, des logiques de préremplissage et, à terme, d’autres briques comme l’extraction de données depuis des justificatifs.

Enfin, la richesse des questions posées pendant la séance confirme qu’il existe un vrai espace de travail commun entre les enjeux portés par Démarche Numérique et ceux de l’écosystème des SI EFOP : simplification des parcours, réutilisation des données, articulation entre acteurs, réduction des ressaisies et amélioration de l’instruction.

Échanges : les principales questions abordées

Comment Démarche Numérique s’intègre-t-elle dans un système d’information existant ?

La question a été posée de manière très directe par plusieurs participants. La réponse a distingué deux niveaux : l’intégration via les API, notamment l’API GraphQL, et la possibilité de préremplir les formulaires à partir d’un SI ou d’un simulateur déjà existant. La documentation officielle confirme ces deux capacités. ( (Ouvre une nouvelle fenêtre) Démarches Simplifiées)

Peut-on reprendre la charte graphique d’un SI existant ?

Le sujet a été évoqué sous l’angle de l’intégration visuelle. La réponse apportée pendant la démo a plutôt mis en avant des possibilités d’adaptation limitées, avec un cadre global qui reste structuré par le produit et son design.

Peut-on rationaliser plusieurs démarches territoriales pour construire une démarche nationale ?

Oui, c’est un cas d’usage explicitement discuté pendant l’échange. La logique présentée consiste à repartir d’existants, identifier la trame la plus robuste, puis construire une démarche unifiée avec routage ou variantes selon les besoins.

Peut-on cloner une démarche et la modifier ?

Oui. C’est même l’un des usages mis en avant pendant la démonstration. La question du clonage entre régions ou entités a donné lieu à une mini-démo montrant qu’il est possible de repartir d’une démarche existante, d’en reprendre une partie des paramètres, puis de l’adapter.

Peut-on faire intervenir plusieurs acteurs sur un même dossier ?

Oui. Le déposant initial peut inviter d’autres contributeurs à compléter le dossier. Cette capacité est particulièrement intéressante pour les démarches multi-acteurs, par exemple lorsqu’un usager, un organisme de formation et un employeur doivent chacun apporter une partie de l’information.

Peut-on adapter les questions et justificatifs selon le profil ou la situation de l’usager ?

Oui, via la logique conditionnelle présentée pendant la séance. C’est un point clé pour éviter de présenter des champs inutiles et pour mieux cibler les données à collecter selon les cas d’usage.

Peut-on solliciter un expert ou réorienter un dossier ?

Oui. La démo a montré deux mécanismes : la demande d’avis expert et la réaffectation à un autre groupe instructeur.

Existe-t-il une documentation et un accompagnement ?

Oui. Le service dispose d’une FAQ, d’une documentation détaillée et d’un accompagnement dédié pour les administrations. ( (Ouvre une nouvelle fenêtre) Démarche Numérique)

Et maintenant ?

Cette démo ouvre des perspectives très concrètes pour les travaux en cours autour des démarches de la formation professionnelle, de l’articulation avec les référentiels existants, de la mobilisation des API et de la réduction des ressaisies.

Les échanges vont se poursuivre dans le cadre du groupe de travail, avec l’objectif d’identifier plus précisément les cas d’usage prioritaires, les données déjà mobilisables, les pièces encore nécessaires, et les conditions techniques d’un premier prototype opérationnel.